Beneficios de la acción cooperativa en las unidades de información
C. E. Boeris (1); E. F. Nievas (2)
(1) Instituto Argentino de Radioastronomía, Berazategui, Buenos Aires, Argentina
(2) Facultad de Ciencias Astronómicas y Geofísicas, La Plata, Buenos Aires, Argentina
Dadas las dificultades económicas de los Institutos y las Unidades Académicas, sus Unidades de Información (bibliotecas, centros de documentación, etc.) ven muy disminuida su capacidad para satisfacer las necesidades de sus usuarios. Los problemas de falta de presupuesto para mantener al día las colecciones, y la falta de una planificación conjunta, sume a dichos centros en una desactualización que se agrava día a día. En el siguiente trabajo se enfocará la atención en los beneficios del trabajo cooperativo y en los retos que implica asumir tal responsabilidad.
Versión completa disponible en http://www.iar.unlp.edu.ar/biblio/coop/
Benefits of the cooperative action in the units of information
Given to the economic difficulties of the Institutes and the Academic Units, their Units of Information (libraries, centers of documentation, etc.) see very diminished their capacities to satisfy requirements of their users. The problem of lack of budget to maintain up-to-date the collections, and the lack of a joint planning, becomes these centers obsoletes that worsens day to day. The following will focus on the benefits of the cooperative work and the challenges that imply to assume such responsibility.
Full version is accesible at http://www.iar.unlp.edu.ar/biblio/coop/Introducción
En los últimos años ha tomado preponderancia el concepto de Cooperación, el cual se entiende como una operación conjunta entre dos o más instituciones con el propósito de compartir Recursos, Productos y/o Servicios a fin de reducir y distribuir costos.
Unido a este concepto aparece la gestión de recursos de información basada en la conformación de consorcios o redes de bibliotecas. Un consorcio es una asociación de bibliotecas que se establece a partir de un acuerdo formal, con el objetivo de compartir recursos.
Este acuerdo puede incluir adquisiciones cooperativas, acceso compartido a las colecciones, catálogos colectivos, almacenamiento y conservación compartidos.
Antecedentes y naturaleza de los consorcios
Las bibliotecas norteamericanas, ya en la década del 30 se organizaron de acuerdo a esta metodología. La impresión de las fichas del catálogo de Library of Congress es una muestra de esta iniciativa. Durante las décadas del 60 y 70 llegaron a conformar cerca de 115 consorcios, y una de las vías para llevar a cabo estas tareas cooperativas fue la creación del formato MARC y los catálogos colectivos.
Desde fines de los 90 surge una organización que reúne a más de 5000 bibliotecas en el mundo: la International Coalition of Library Consortia ( ICOLC).
Dentro de los consorcios Iberoamericanos se pueden nombrar la Red de Bibliotecas Universitarias Españolas (REBIUN), el Consorcio de Bibliotecas de Cataluña, el Consorcio de bibliotecas Universitarias del Estado de San Pablo, formado por cinco universidades, entre otras.
Otro grupo es el formado por el Consorcio Iberoamericano para la Educación en Ciencia y Tecnología (ISTEC), que funciona como un servicio de provisión de documentos entre un grupo de universidades, industrias y centros de investigación, entre los que se encuentra la Universidad Nacional de La Plata (UNLP).
Existen distintos tipos de consorcios que pueden agruparse de acuerdo al tamaño; a los propósitos que persiguen, por ejemplo con el fin de conformar catálogos colectivos o sistemas de préstamo interbibliotecario; o bien de acuerdo a una determinada tipología de unidades de información, por ejemplo bibliotecas universitarias, o especializadas en una determinada temática.
Los consorcios tienen ciertas ventajas de las que carecen las entidades aisladas: mayor capacidad de negociación, posibilidades de compartir experiencias y conocimiento, maximización de las posibilidades de acceso a la información, oferta de servicios y productos cooperativos mejorados, incrementar la visibilidad de las bibliotecas asegurando el apoyo político y financiero.
Las Bibliotecas Astronómicas Argentinas
La característica fundamental de las bibliotecas científicas radica en la especialización de sus temáticas y en la necesidad de mantener al día su información.
En los últimos años ha habido una disminución continua, hasta la total suspensión en algunos casos, de las partidas destinadas a la compra de bibliografía. Este hecho ha obligado a las bibliotecas a multiplicar sus esfuerzos para poder satisfacer las necesidades de sus usuarios, las que muchas veces se han visto insatisfechas.
A partir de la introducción del texto electrónico en la edición de publicaciones científicas, se ha facilitado el acceso múltiple; esta forma permite, mediante el pago de una sola suscripción institucional, brindar acceso a más de una organización.
No es el fin de este trabajo plantear las ventajas o desventajas de esta modalidad, simplemente se intentará instalar en nuestro ámbito la discusión sobre la necesidad de trabajar en cooperación, y los resultados que de esta acción se puedan obtener, en vistas de la crítica situación actual.
Si bien el portal electrónico de la Secyt puede resolver transitoriamente el problema de la falta de suscripciones, no debería ser una solución definitiva, pues no debe perderse de vista la importancia de la preservación del patrimonio bibliográfico.
Una de las funciones de las bibliotecas es la gestión de sus colecciones, las cuales pueden presentarse en cualquier formato; pero no debe olvidarse que la gestión incluye la adquisición, el almacenamiento, la conservación y la difusión de las mismas.
Ante la imposibilidad de adquirir todos los títulos para cada una de las instituciones, las bibliotecas astronómicas deberían determinar cómo y dónde preservar estas colecciones, y cómo garantizar el acceso.
El trabajo cooperativo
Para determinar sobre qué aspectos podría girar el trabajo cooperativo en nuestro caso, se evaluaron distintas posibilidades que serán detalladas a continuación:
* Compra compartida de Publicaciones (compras consolidadas)
* Suministro de documentos
* Préstamo interbibliotecario
* Catálogo colectivo
Para esto se debería formar una red o consorcio el o la cual estaría integrado por las distintas bibliotecas del área, y debería contar con el aval de los distintos responsables de las facultades e Institutos a los cuales éstas pertenecen. Para determinar si se formaría una red o un consorcio, habría que plantear una discusión y evaluar las diferencias que presenta cada modalidad.
Requerimientos para su formación: * Un acuerdo formal entre las partes
* Un Estatuto o reglamento que regule y proporcione las pautas de funcionamiento
* La designación de coordinadores
* La equidad y compensación de cada una de las partes
* La continuidad de las acciones
* Un riguroso planeamiento
Los pasos a seguir serían:
1) Relevamiento de Unidades de Información. A través de encuestas y/o cuestionarios se deberá determinar:
- El consenso de bibliotecarios y autoridades
- La posibilidad de destinar una partida para las compras cooperativas
- Los títulos a compartir
- Evaluación del estado de los catálogos
- Nivel de Capacitación del personal
- Posibilidades técnicas para la consulta electrónica
Este punto se ha llevado a cabo con éxito. A través de la encuesta a las bibliotecas del OAC, FCAGLP, CASLEO, IAFE y IAR realizada en agosto de 2003 se obtuvo una serie de datos que ilustra el grado de consenso que tendría la formación de un consorcio, el estado actual de automatización y el acceso a las fuentes de información.
2) Convocatoria a una reunión de bibliotecarios para evaluar la viabilidad del proyecto.
Propuesta para abril de 2004, con la si siguiente temática a considerar:
* Tratamiento de la viabilidad de temas como: conformación de un consorcio, o una red de Bibliotecas Astronómicas, redacción de un estatuto, posibilidades de negociación con los editores, licencias, cantidad de versiones impresas a distribuir, ubicación, papel de la Biblioteca electrónica de la SETCIP.
* Posibilidad de conformación de un catálogo colectivo
* Elección de sistemas de gestión y formatos de intercambio para el catálogo colectivo
* Conversión de los catálogos * Establecimiento de un sistema de préstamo interbibliotecario y suministro de documentos
* Consideración de las distancias en las que se encuentran cada una de las bibliotecas entre sí
Conclusiones
Beneficios de la formación de un consorcio
1) Institucionales:
* Las distintas bibliotecas propusieron una lista de títulos para incluir en una compra consolidada.
VER LISTA
* Mediante la confección de un catálogo colectivo toda la comunidad académica podría acceder rápidamente a las existencias de las distintas bibliotecas, también esto permitiría a los bibliotecarios ahorrar tiempo de catalogación primaria.
* Un sistema de suministro de documentos y préstamo interbibliotecario facilitaría el intercambio entre las distintas UI.
2) Recursos humanos:
* Trabajo en equipo
* Capacitación permanente
* Mejoramiento continuo
* Calidad de servicio
* Aprovechamiento de recursos tecnológicos
* Distribución de tareas
* Intercambio de opiniones y experiencias
Referencias
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